La pandemia en curso ha exacerbado la ineficiencia a largo plazo del proceso de cuentas por cobrar B2B, como el registro manual, la estandarización deficiente y los datos incorrectos.
Históricamente, el personal de cuentas por cobrar ha superado muchos de estos problemas, pero el aumento del trabajo remoto puede requerir que los proveedores B2B pasen a un proceso más automatizado o integrado.
Procedimientos Manuales
“En general, las cuentas por cobrar, especialmente en un contexto B2B, pueden ser un desafío [for a business] porque es mucho más manual de lo que la mayoría de la gente piensa “, dijo Brandon Spear, presidente de MSTS, un proveedor de crédito B2B.
Brandon Spear cree que la pandemia ha expuesto problemas con el flujo de cuentas por cobrar B2B.
Estos procesos manuales pueden ocurrir en casi cualquier etapa del flujo de trabajo de cuentas por cobrar. Solo en 2017, un representante de una marca más grande me dijo que los pedidos del popular sitio de comercio electrónico B2B se imprimían y convertían en su librería para repetir las claves en el software de contabilidad de la empresa para crear una factura. Esto se hizo cientos de veces al día.
Esta marca B2B en particular, y quizás muchas otras, no habían consolidado el proceso de pedido y aún tenían una cantidad significativa de clientes (piense en tiendas minoristas, comercio electrónico o minoristas multicanal) que realizaban pedidos por correo electrónico, teléfono o (increíblemente).
No estándar
El intercambio electrónico de datos pretende resolver exactamente este tipo de problema de proceso manual con la comunicación electrónica de órdenes de compra y facturas. Desafortunadamente, según Spear, diferentes organizaciones han implementado EDI de diferentes maneras, lo que significa que puede no ser un estándar real en el que puedan confiar los equipos de contabilidad B2B.
Entonces, si bien es cierto que algunas industrias tienen un estándar EDI común, este nivel de integración es más probable entre los grandes vendedores y los grandes compradores.
La industria minorista, por ejemplo, a menudo tiene grandes marcas que venden a pequeñas o medianas empresas, o viceversa. La empresa más grande suele dictar a las más pequeñas cómo realizar un pedido o una factura. Esto también puede crear procesos manuales, ya que los empleados de cuentas por cobrar pueden verse obligados a ingresar manualmente la información de la factura en un portal de algún tipo o crear varias plantillas de factura para que coincidan con los requisitos de formulario de un comprador.
Datos faltantes o incorrectos
Los procedimientos manuales y la estandarización insuficiente también contribuyen al problema de la falta de datos. Podría llegar un pedido por fax que no tenía información importante o era ilegible. Alternativamente, un empleado de cuentas por cobrar podría presionar una tecla incorrecta o revertir un número de orden de compra de un solo dígito.
“Imagínese que es un proveedor más pequeño y envía su factura a una gran organización de compras y no saben qué hacer. No saben por dónde lanzarlo. No saben lo que es un balde de gastos. Simplemente tratar de navegar su factura a través de un proceso interno de cuentas por pagar puede ser complicado. “Y la mayoría de las veces, esto tiene que ver con la falta de datos de la factura que ayudaría a AP a reconocerla para saber a dónde ir”, dijo Spear.
El impacto del covid
Antes de la pandemia mundial, las secciones de cuentas por cobrar en muchos marcas B2B inmersos en estos desafíos. Algunos se jactaban de su capacidad para solucionar problemas o crear sistemas para que los procesos manuales y los errores fueran un problema menor.
“Ahora, si considera estos desafíos clave [of manual processes, missing data, and similar]“Y luego te superpones con el hecho de que mucha gente no está en la oficina, por supuesto.” “Es fácil ver problemas potenciales”, dijo Spear.
Spear argumenta que las personas que ejecutaron el proceso manual de cuentas por cobrar pueden, en el entorno actual, tener menos acceso a la información y los recursos que necesitan. ¿Cómo, por ejemplo, funcionaría ahora un sistema basado en imprimir una orden B2B y transferirla a un empleado de cuentas por cobrar? ¿EMAIL? ¿Flojedad? ¿Y cómo se enviarían las facturas?
“Si el principal mecanismo de distribución de facturas es la oficina de correos, te puedes imaginar lo complicado que se vuelve de repente porque si tu cliente no tiene personal que reciba el correo, abra el correo, decida qué hacer con las facturas… genera demoras. “Se podría imaginar que si su cliente paga con cheques físicos, también podría generar demoras”, dijo Spear.
La ineficiencia de las cuentas por cobrar, que existía antes de la pandemia, ahora es mucho peor, lo que obliga a algunos departamentos de contabilidad B2B a avanzar con nuevos software e integraciones. Estas empresas pueden haber tenido nuevas aplicaciones de software en su hoja de ruta para 2023 o 2025. Pero Covid-19 lleva estos negocios adelante.
Al final, la pandemia puede ayudar a que los departamentos de contabilidad B2B sean más eficientes. Puede ayudarlos a administrar mejor su crédito. Y podría facilitar los negocios.
